Thương mại điện tử đang là một thuật ngữ khá phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, người ta thường chỉ hiểu chúng theo nghĩa hẹp. Thậm chí, một số người đánh đồng khái niệm thương mại điện tử với các sàn thương mại điện tử.
Khái niệm thương mại điện tử
Theo nghĩa rộng, Thương mại điện tử có thể được hiểu là một cấu trúc khác nhau của các quy trình kinh doanh. Trong đó sự tương tác giữa các chủ thể khác nhau diễn ra trên phương diện điện tử, cũng như qua Internet”
Chức năng và quy trình của TMĐT
Thương mại điện tử theo nghĩa rộng bao gồm thuật ngữ hoạt động kinh tế điện tử. Thương mại điện tử bao gồm các chức năng và quy trình sau:
- Trao đổi thông tin điện tử (Electronic Data Interchange, EDI);
- Chuyển vốn điện tử (Electronic Funds Transfer, EFS);
- Thương mại điện tử (E-trade);
- Tiền điện tử (E-cash);
- Tiếp thị điện tử (E-marketing);
- Ngân hàng điện tử (E-banking);
- Dịch vụ bảo hiểm điện tử (E-Insurance).
Bài viết hôm nay sẽ tập trung làm rõ thế nào là Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange, EDI) trong lĩnh vực thương mại điện tử.
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange, EDI) là gì?
EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) cho phép trao đổi tài liệu kinh doanh giữa các công ty ở định dạng tiêu chuẩn. Nói một cách đơn giản, EDI là một định dạng điện tử tiêu chuẩn đã thay thế các tài liệu giấy như đơn đặt hàng và hóa đơn. Tự động hóa các giao dịch trên giấy tờ cho phép các tổ chức tiết kiệm thời gian và loại bỏ việc xử lý dữ liệu thủ công. Trong khi việc xử lý tài liệu trên giấy truyền thống thường dẫn đến sai sót.
Trong các giao dịch EDI, thông tin được chuyển trực tiếp từ một ứng dụng trong một tổ chức này sang một ứng dụng trong một tổ chức khác. Các tiêu chuẩn EDI thiết lập các yêu cầu đối với việc bố trí thông tin trong tài liệu. Môi trường tự động giúp đảm bảo thông tin được trao đổi nhanh chóng. Chúng nhanh hơn nhiều so với tài liệu giấy và các hình thức trao đổi tài liệu khác.
Các tổ chức ngày nay sử dụng EDI để tích hợp và chia sẻ nhiều loại tài liệu. Chúng có thể là đơn đặt hàng, hóa đơn, đề xuất thương mại, đơn xin vay, v.v. Trong hầu hết các trường hợp, các tổ chức này là đối tác trao đổi hàng hóa và dịch vụ. Họ hường nằm trong chuỗi cung ứng và mạng lưới kinh doanh của chính họ.
Cách thức hoạt động của Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange, EDI)
Tất cả các giao dịch EDI tuân theo các tiêu chuẩn nhắn tin EDI. Điều quan trọng là phải có các quy trình quản trị tốt để đảm bảo chất lượng dữ liệu. Nếu thông tin bị thiếu hoặc không đúng vị trí, tài liệu EDI có thể không chính xác.
Tiêu chuẩn là trọng tâm của Electronic Data Interchange. Các tiêu chuẩn thông báo EDI đang được phát triển bởi một số tổ chức bao gồm ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol và Ủy ban tiêu chuẩn được công nhận.
Các hình thức hoạt động của EDI
Nhìn chung, có hai kiểu truyền thông điệp với EDI:
- Kết nối điểm trực tiếp. Hai máy tính hoặc hai hệ thống được kết nối với nhau qua Internet mà không cần trung gian.
- Mạng VAN. Mạng của bên thứ ba chịu trách nhiệm quản lý việc truyền dữ liệu.
Dữ liệu EDI bao gồm các phần tử như ID người gửi và ID người nhận. Phân đoạn dữ liệu là một nhóm gồm một số phần tử được kết nối với nhau có ý nghĩa độc lập.
Ví dụ: các phần tử FNAME (tên) và LNAME (họ) có thể tạo thành nhóm CUSTOMERNAME (tên đầy đủ của khách hàng).
Các công ty phải sẵn sàng xử lý số lượng ngày càng tăng các định dạng tài liệu và các tùy chọn truyền tải. Theo thống kê, một nhà sản xuất toàn cầu liên tục trao đổi 55 loại tài liệu với gần 2.000 đối tác.
Tất cả các giao dịch EDI tuân theo các tiêu chuẩn nhắn tin EDI. Điều quan trọng là phải có các quy trình quản trị tốt để đảm bảo chất lượng dữ liệu.
Lợi ích của EDI
Giao dịch EDI đóng một vai trò quan trọng trong các quy trình B2B. Đây là phương tiện trao đổi tài liệu và giao dịch ưa thích giữa các công ty lớn và nhỏ.
Công nghệ EDI mang lại năm lợi ích kinh doanh chính thông qua tự động hóa và tích hợp B2B:
- Công nghệ EDI tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Chúng tự động hóa các quy trình trước đây thường được thực hiện với các tài liệu giấy.
- Các giải pháp EDI cải thiện hiệu quả và năng suất bằng cách chuyển và xử lý nhiều tài liệu kinh doanh hơn với độ chính xác cao hơn trong thời gian ngắn hơn.
- Truyền dữ liệu EDI giảm lỗi thông qua tiêu chuẩn hóa hoàn toàn. Nó giúp đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu được định dạng chính xác trước khi chúng đi vào các quy trình kinh doanh hoặc ứng dụng.
- Tích hợp EDI thuận tiện trong việc theo dõi và báo cáo. Vì các tài liệu điện tử có thể được tích hợp với nhiều hệ thống CNTT. Từ đó nó có thể thu thập, hiển thị và phân tích dữ liệu.
- Tự động hóa EDI hỗ trợ trải nghiệm khách hàng tích cực bằng cách giúp đảm bảo các giao dịch hiệu quả. Đồng thời chúng góp phần phân phối sản phẩm và dịch vụ nhanh chóng và đáng tin cậy.
Kết luận
Đối với các tổ chức lớn, EDI giúp thiết lập các tiêu chuẩn cho các đối tác. Từ đó nó giúp họ hưởng lợi một cách có hệ thống. Đối với các tổ chức nhỏ, việc tuân thủ các tiêu chuẩn EDI giúp họ hòa nhập với các công ty lớn với ngân sách lớn và tầm ảnh hưởng đáng kể. Vì thế, đây là một yếu tố không thể thiếu trong ngành thương mại điện tử. Đặc biệt là trong xã hội thông tin hiện nay.
Xem thêm: ưu và nhược điểm khi bán hàng trên sàn TMĐT tại đây.
